Så får du bättre struktur på jobbet – 10 konkreta tips

David Stiernholm bestämde sig för att sadla om i karriären. Sedan 2004 är han struktör på heltid, vilket innebär att han föreläser om och leder kurser i hur företag och privatpersoner kan uppnå bättre ordning och reda och mer effektivitet på jobbet. Han har också skrivit ett antal böcker i ämnet – en av dem, Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar, publicerades första gången 2012 men har tryckts i en uppdaterad andra upplaga.

– Generellt är vi inte nog strukturerade idag. Jag är inte dogmatisk och tycker att man måste jobba strukturerat, jag vill bara förmedla att vardagen blir enklare om man gör det, säger han och fortsätter:

– Många som jag träffar tycker ofta att jobbet är ”för mycket”, det blir en ständig jäkt. Det är för mycket information, för många möten, för mycket att göra men för lite tid till de viktiga uppgifterna.

Men kan inte detta bero på det höga tempot och all multitasking inom det moderna arbetslivet?

– Jag tror att mycket handlar om bristen på struktur. För en tid sedan såg jag en tidningsartikel från början på 1900-talet som handlade om hur svårt det är för folk att hinna med allt i den intensiva och stressiga vardagen – då. Jag tror att känslan av att tiden accelererar och går fortare är allmänmänsklig. Även Leonardo da Vinci sägs på sin tid ha haft en anteckningsbok i bältet där han noterade sina uppgifter.

Den nyss nämnda boken består av ett 31 dagar långt träningsprogram där individen får lära sig metoder och verktyg för att organisera, fokusera och automatisera – med syftet att få mer struktur och effektivitet i yrkeslivet. David Stiernholm menar att ett vanligt återkommande strukturmisstag är att samla information om uppgifter, aktiviteter, projekt och möten på många olika ställen – i huvudet, i mejlen, på post it-lappar, i kalendrar och i fysiska dokument. Då är det svårt att få överblick och att prioritera rätt. Och stressen ökar. Ett naturligt första steg är därför att upprätta en att göra-lista, till exempel i ett digitalt verktyg eller i en fysisk anteckningsbok.

– Man ska använda det format som man tilltalas av och formulera och kategorisera uppgifterna på rätt sätt, till exempel efter omfattning, ansvarsområde eller ämne. Om man bara listar för stora saker är risken att man aldrig hinner bli färdig och får bocka av, vilket inte är bra för välbefinnandet.

I boken nämns att man kan kategorisera efter en viss kontext, det vill säga efter i vilken situation som vi behöver vara för att kunna göra dem. Om man exempelvis är trött kan man sysselsätta sig med uppgifter som inte kräver ens fulla mentala kapacitet, medan en kafémiljö kanske lämpar sig för andra åtaganden.

– Själv har jag även en tidskategori. När jag har lite mindre tid kan jag till exempel passa på att göra flera snabba femminutersuppgifter och får då bocka av mycket på listan, säger David Stiernholm.

Men hur enkelt är det egentligen att tacka nej till möten om det kanske finns förväntningar på att man bör delta? David Stiernholm säger att detta inte är det enklaste alla gånger, men risken med att slentrian- och vanemässigt tacka ja är att man försakar de timmar som man kan behöva lägga på sina viktigaste uppgifter, utöver mötena.

– Så klart förekommer det ofta situationer när man gör rätt i att tacka ja till mötet och flytta undan sin egentid. En bra kontrollfråga för att se om detta är en sådan situation är: ”vad förväntar du dig att jag ska bidra med i mötet?”. I en del fall finns det inte någon direkt förväntan mer än att ”det kan va’ bra”.

Skapa checklistor

David Stiernholm rekommenderar även att man optimerar sitt arbete med automatisering. Det kan röra sig om att skapa checklistor som steg för steg visar hur man utför uppgifter som dyker upp sällan, vilket kan spara tid. Han vill även slå ett slag för produktivitetsappar, däribland TextExpander, som kan effektivisera kommunikationen genom att delvis automatisera exempelvis mejltexter som man skriver ofta. Han nämner även tjänsten Microsoft Power Automate, som bland annat gör det möjligt att lägga in automatiska pauser mellan kalenderbokningar.

– Ju mer man kan optimera och automatisera utförandet av enkla uppgifter, desto mer tid och energi kan man lägga på de viktiga och roliga sakerna på och utanför jobbet säger han.

Det är ganska små åtgärder som du nämner. Kan de verkligen få så stor effekt för individen?

– Om man justerar, förbättrar och förfinar saker som man gör varje dag och vecka får det stort genomslag i längden. Det är genom flera små åtgärder som man kan få kännbar effekt. Man ska inte börja för stort.

Finns det något riktmärke för när man lägger för mycket tid på att skapa struktur?

– Jag skulle säga att ett riktmärke är att det känns arbetsamt att upprätthålla strukturen, men det kan det å andra sidan göra i början om man är ovan. Jag har bara träffat någon enstaka som har strukturerat lite för mycket, till exempel att de har registrerat och dokumenterat lite här och lite där. Men då är frågan om det verkligen är att vara strukturerad? Problemet är vanligtvis inte för mycket utan för lite struktur.

Att hoppa mellan arbetsuppgifter är också något som äter upp tiden, trots att man ibland kan uppleva sig som mycket effektiv som gör många saker på en gång. Även ett kort avbrott i arbetet kan innebära en lång tid för att komma in i rytmen igen. Snabba byten mellan olika uppgifter kan sänka produktiviteten med så mycket som 40 procent.

Enligt vissa uppgifter riskerar den som ofta blir avbruten av exempelvis kollegor, telefon eller mejl att tillfälligt sänka sin IQ med tio punkter, vilket motsvaras av en sömnlös natt eller av att komma full till jobbet. Det finns också forskning som pekar på höjda kortisolnivåer (s.k stresshormon) vid upprepade fokusförflyttningar. Därför är det också bra att aktivt jobba mot distraktioner. Då behöver du vara medveten om dina egna tillkortakommanden, samtidigt kan du använda dem på ett smart sätt.

Här är 10 konkreta tips som hjälper dig att få bättre struktur på jobbet:

Arbeta i fokuserade intervaller (Pomodoro-metoden)

Pomodoro är en situationsanpassad metod som är användbar när det är svårt att fokusera på en uppgift. Ställ timern på 25 minuter och ta bort alla andra störningsmoment så att du bara kan fokusera på det du gör. Efter 25 minuter tar du fem minuters paus för att så repetera samma upplägg.
– Det är viktigt att ta den pausen, sträcka på sig och helt byta fokus i bara fem minuter, säger David Stiernholm. Efter fyra liknande pass, på 25 minuter arbete och fem minuter paus, så blir belöningen en kvarts paus.

Kom igång snabbt med korta arbetspass (räkna minuter-metoden)

Denna metod liknar Pomodoro, men är mer till för när man har svårt att komma i gång. Den består av kortare sekvenser: tio minuters jobb och två minuters paus – gånger fem. – Den använder jag när det är något fruktansvärt tråkigt jag måste få gjort och har svårt att komma i gång, säger David Stiernholm.

Fokusera på det viktigaste (Paretoprincipen)

En strukturerings- och effektiviseringsmetod som innebär att 20 procent av uppgifterna ofta står för 80 procent av effekten – en princip som mest används av ekonomer och i affärsvärlden för att lättare se vad man bör lägga fokus på för att öka resultatet. – Den här är tänkvärd, men också här är det en förutsättning att man definierat vilka de 20 procenten är för att kunna använda den, förklarar David Stiernholm.

Undvik tidstjuvar med PICK-chart

Det här är också en prioriteringsmetod eller problemlösningsmetod som använder sig av en kvadrat, indelad i fyra delar. Förkortningen PICK står för de fyra rutornas namn:
Possible: Liten insats med liten effekt. Uppgifter som placeras här ska ha låg prioritet och bara göras när det finns tid.
Implement: Liten insats med stor effekt. Här placeras uppgifter som kräver lite arbete och ger stor nytta för företaget eller organisationen.
Challenge: Stor insats med stor effekt. Prioriterade uppgifter som kräver längre tid, planering som genererar mycket när de är färdiga.
Kill: Stor insats med liten effekt. Detta är de så kallade tidstjuvarna med låg prioritet. Ska de ens göras, kanske delegeras eller helt tas bort?

Identifiera rotorsaken till problem (fem varför-metoden)

Detta är en kvalitetsförbättringsteknik som kan hjälpa dig att hitta grundorsaken till ett problem. – Du frågar dig själv fem gånger varför du har ett problem och de idéer detta genererar använder du sedan i PICK-chart, säger David Stiernholm och menar att detta ofta leder till att lösa flera symptom som problemet har orsakat.
Den idé till lösning som är mest effektiv, enklast och du själv har kompetens och befogenhet att lösa, ska du välja.

Begränsa tiden för uppgifter (Parkinsons lag)

– Det här är en metod som hjälper dig att avgränsa ditt arbete och hålla fokus på tiden som verkligen behövs, säger David Stiernholm.
Metoden bygger på en essä som handlar om en kvinna som hade en enda uppgift som hon fyllde hela dagen med. Egentligen hade uppgiften bara behövt ta en bråkdel av dagen. Det betyder att en uppgift ofta sväller ut till att ta den tid vi avsatt till den – även om den skulle kunna ha gjorts på kortare tid. Genom att se över hur mycket tid en uppgift egentligen behöver kan man både få gjort uppgiften tidigare och på kortare tid.

Prioritera rätt med Eisenhower-matrisen

Detta är en metod för prioriteringsvägledning och för hur man organiserar uppgifter efter hur viktiga eller brådskande de är.
– Den här hjälper dig att få gjort saker i tid, eller till och med tidigare, men man måste innan det ha definierat vad som är viktiga arbetsuppgifter, säger David Stiernholm. Eisenhower-matrisen använder sig av en kvadrat med fyra olika fält.
– Uppgifter som identifieras som både viktiga och brådskande har högsta prioritet. Se om du i listan har några viktiga men ännu inte brådskande uppgifter. Då kan du bestämma en strategi för att få dem gjorda innan de blir brådskande.
När en uppgift dyker upp under dagen och verkar vara brådskande, avgör om den är viktig eller inte, och använd matrisen för att få vägledning i vilken prioritet uppgiften ska ha.

Använd din otålighet som ett verktyg

Arbeta med din otålighet. Istället för att vara slavar under vår otålighet och längtan efter snabb bekräftelse, som likes och kommentarer i sociala medier, kan vi använda otåligheten som ett verktyg. Ge dig själv kortare tid att utföra en uppgift, stäng av telefonen och ge järnet.

Hantera distraktioner medvetet

Bemöt distraktionen. Hur du bemöter en distraktion kan delas upp i tre delar: Först noterar du vad som händer och vilka alternativ du har. Kan du ignorera distraktionen eller måste den bemötas direkt? Det andra är en kort reflektion över vilka konsekvenserna blir om du jobbar vidare eller om du tar tag i det som distraherar. Slutligen, välj och stå för ditt val. Du kan inte jobba vidare och samtidigt fundera över vem det var som ringde och vad den personen eventuellt ville.

Förstå och hantera inre distraktioner

Inre distraktioner. Ibland är det inte yttre distraktioner som stjäl fokus från arbetet. Vi kan bli hungriga, trött eller överväldigas av en känsla av meningslöshet. Då kan du försöka stanna upp, identifiera känslan – är du trött, uttråkad, uppspelt? Acceptera känslan utan att döma, lägg den åt sidan och återgå till jobbet.

Text: Jessica Josefsson och Tomas Nilsson
Källa: David Stiernholm