10 steg till bättre möten

Mötesteknik handlar om att lägga upp en struktur för planering, genomförande och uppföljning av möten. Här kommer tio punkter för att tänka på för att förbättra och utveckla din förmåga att hålla i möten för medarbetare, kollegor och samarbetspartners.

1. Syfte

   Gör först klart syftet med mötet. I det steget svarar du på frågan varför mötet ska hållas och kan på ett bättre sätt än annars anpassa agendan och välja ut vilka som ska delta. Här bestämmer du om mötet ska hållas i första hand för att informera om något, fatta beslut, spåna idéer eller arbeta fram lösningar på ett problem. En del av syftet kan också vara att alla vid mötet ska känna sig delaktiga.

2. Mål

   Målet med mötet hänger nära samma med syftet. Ett mål kan vara att arbeta fram en aktivitetsplan för verksamhetsplanen eller komma överens med en samarbetspartner vad nästa steg i ett projekt ska vara. Genom att vara tydlig med målet eller målen blir det enklare att rensa agendan från det som inte behövs för att uppnå målet med mötet.

3. Planera

   Med det tydliga syftet och målet som grund, planerar du mötet till innehåll och form. Agendan på mötet ska bara innehålla sådant som leder till att syfte och mål uppfylls och det ska tydligt stå vad de olika punkterna har för syfte. Formen på mötet handlar om hur långt mötet ska vara, hur många och vilka som ska närvara, lokal, om det ska finnas något dricka och äta, möblering av mötesrummet med mera. Redan här bör du också avgöra om och i så fall hur och av vem mötet ska dokumenteras.

4. Bjud in

   I inbjudan sätter du tonen för mötet. Den ska skickas ut i god tid och det ska tydligt framgå syfte och mål. Agendan ska helst finnas med samtidigt som inbjudan går ut, annars bör du ange när den kommer. Genom att dessa steg finns med gör du det också möjligt för inbjudna deltagare att reflektera över om de behöver vara med, om det inte är ett möte som är obligatoriskt för de inbjudna.

5. Starta mötet

   Hälsa välkommen och påminn om syfte och mål med mötet. Öppna upp för att tillsammans godkänna ditt förslag till agenda för mötet. Då får du en känsla för om det finns andra frågor i luften som deltagarna vill prata om och som antingen kan tas upp på en justerad agenda eller skjutas upp till kommande möte. I vissa fall kan det vara bra med en kort ”incheckning” där alla deltagare får säga något kort, till exempel bara berätta om hur de mår eller vilka förväntningar de har på mötet.

6. Håll agendan

   Din uppgift som mötesledare är att se till att agendan på mötet hålls och att mötet inte tar längre tid än vad du har uppgivit. Agendan är ett redskap för att syfte och mål ska uppfyllas och om en punkt riskerar att dra ut så att inte andra nödvändiga frågor kan behandlas, är det bättre att lämna en punkt som visar sig behöva mer tid och inbjuda till ett nytt möte för detta ärende. En mötesledare behöver ibland vara ”sträng” men det är fullt möjligt att agera så och samtidigt upprätthålla en trevlig atmosfär.

7. Improvisera

   Samtidigt som din uppgift är att hålla agendan, är det också viktigt att lära sig att känna in stämning och känsla i mötet för att kunna lägga om innehållet om det visar sig nödvändigt. Olika viljor, som du inte hade full koll på tidigare, kan komma fram och visa sig vid mötet och du kan behöva låta en diskussion just där och då ta längre tid. Var då öppen med vilken bedömning du gör, låt punkten ta lite längre tid än vad som var planerat och bjud in till ett nytt möte för att slutföra det som behöver göras.

8. Utvärdera

   Innan du avslutar mötet, gör en kort utvärdering tillsammans med deltagarna. Uppnåddes det uppsatta syftet och målet? Om inte, vad gör ni tillsammans för att rätta till det? Behöver ni träffas igen och i så fall när?

9. Avsluta

   Gör gärna en kort sammanfattning av mötet innan du avrundar. Genom det kan du stämma av med deltagarna att ni har en gemensam uppfattning om beslut och diskussioner. Bestäm också när och var ni ska ses nästa gång.

10. Dokumentera

    Om det är möte som ska dokumenteras gemensamt genom minnesanteckningar eller på annat sätt, bör dessa skickas ut snart efter mötet och även innehålla inbjudan till eventuellt kommande möte. Minnesanteckningar kan innehålla korta refererat av diskussioner, beskriva beslut och ge uppdrag till deltagarna vad som ska göras till nästa gång. Även om det inte sker någon gemensam dokumentation kan det vara trevligt att i ett mejl eller på annat sätt tacka deltagarna för mötet.