När en arbetsgivare gör bakgrundskontroller på en kandidat eller anställd, måste det ske enligt strikta regler för att skydda personlig information. Enligt GDPR måste alla uppgifter hanteras på ett lagligt, korrekt och öppet sätt. Behandlingen av personuppgifter ska också vara proportionerlig, vilket innebär att arbetsgivaren inte får samla in mer information än vad som är nödvändigt för ändamålet.
Informera och ge möjlighet att avbryta
Innan en bakgrundskontroll görs, måste den som kontrolleras informeras om vilka uppgifter som samlas in. Om det är en kandidat under rekryteringsprocessen, ska hen få möjlighet att avbryta ansökan. För anställda gäller att det måste finnas en laglig grund för att behandla deras personuppgifter, och arbetsgivaren ska ge tydlig information om hur uppgifterna kommer att hanteras.
Rättigheter och skydd
Alla har rätt till skydd för sitt privatliv och familjeliv, och det innebär att bakgrundskontroller måste genomföras på ett sätt som inte kränker denna integritet. För offentliganställda finns det ett extra starkt skydd mot övervakning och kartläggning av deras personliga förhållanden. Sådan kontroll är endast tillåten om det finns ett klart och tydligt lagligt stöd för att genomföra den.
Vad krävs för att göra en bakgrundskontroll?
En bakgrundskontroll måste ha ett tydligt och berättigat syfte. Det kan till exempel vara för att säkerställa att någon har rätt kvalifikationer för ett jobb, eller för att uppfylla specifika lagkrav (som vid säkerhetsklassade tjänster). Om arbetsgivaren baserar kontrollen på ett intresse av att skydda verksamheten, måste en noggrann bedömning göras. Det innebär att arbetsgivaren måste väga sina egna behov mot individens rätt till integritet.
Brottsuppgifter vid en bakgrundskontroll
Behandlingen av personuppgifterna som innehåller brottsuppgifter är som utgångspunkt förbjuden vid en bakgrundskontroll. En arbetsgivare får inte föra något eget brottsregister över de anställda eller i övrigt hantera brottsuppgifter, om det inte finns stöd för en sådan hantering genom lag. Det kan dock vara tillåtet för en arbetsgivare att titta på ett registerutdrag som kandidaten/arbetstagaren visar upp, men det inte tillåtet att notera, som arbetsgivare, annat än att uppgiften är kontrollerad.
Dina personuppgifter i en ansökan
Personuppgifter i en ansökan, intervjuanteckningar, bakgrundskontroller och uppgifter från referenser får registreras och sparas så länge de är nödvändiga för ansökningsförfarandet. Det kan anses nödvändigt att spara uppgifterna under den efterföljande tid som kan vara aktuell vid ett överklagande av en anställning eller det kan uppkomma frågor om det har skett en diskriminering i samband med rekryteringen. I annat fall krävs samtycke för att spara informationen. Information som man inte bett om, men som framkommit ändå, ska inte användas eller sparas.
Säkerhetsprövning vid en säkerhetsklassad anställning
En arbetsgivare kan också göra bakgrundskontroller i samband med en säkerhetsprövning, med stöd av säkerhetsskyddslagen. Arbetsgivaren har både rätt och skyldighet att bedöma om personer i rekryteringsprocessen är pålitliga ur ett säkerhetsperspektiv. Bedömningen behöver ske innan en person anställs i en verksamhet där de kan få tillgång till känsliga uppgifter. Säkerhetsprövningen syftar till att bedöma om kandidaten eller den anställda är lojal och pålitlig ur säkerhetssynpunkt, samt att identifiera eventuella sårbarheter som kan utsätta personen för risk.
Säkerhetsprövningens omfattning beror på vilken säkerhetsklass anställningen är placerad i. Säkerhetsprövningen sker genom en intervju, där referenser och intyg kontrolleras. Om anställningen är placerad i en säkerhetsklass sker en registerkontroll, vilket innebär en kontroll om personen är misstänkt eller dömd för brott. Registerkontrollen görs av Säkerhetspolisen och inte av arbetsgivaren.
