Varannan använder privata AI-verktyg i jobbet

AI AI på jobbet blir allt vanligare, och utvecklingen drivs ofta av medarbetarna själva. Varannan använder privata AI-verktyg i arbetet, ibland utan arbetsgivarens godkännande – något som kan leda till GDPR-risker och så kallad skugg-AI.

Text: Sofia Callius

Lästid: 2 minuter

Varannan medarbetare använder privata AI-verktyg i arbetet genom personliga e-postkonton. Det visar en ny analys av Akavias medlemsundersökning. Samtidigt saknar många arbetsgivare tydliga riktlinjer för AI-användning, vilket kan innebära risker för både individ och organisation.

Medarbetare driver AI-utvecklingen i arbetslivet

AI har snabbt blivit en naturlig del av arbetsvardagen för många akademiker. Medarbetare tar i dag stora egna initiativ och utforskar AI-verktyg i arbetet snabbare än vad många organisationer hinner med. Det sker ofta utan tillgång till arbetsgivarens egna system, strukturer eller AI-policy.

Ett tydligt exempel är att varannan medarbetare har ett privat e-postkonto kopplat till AI-verktyg som används i arbetet. Det visar en ny analys av Akavias medlemsundersökning.

Kvinna med blont halvlångt hår, svart kavaj. — Hanna Birath

– Min bild är att många av Akavias medlemmar driver utvecklingen och själva är snabba på att anamma nya verktyg, säger Hanna Birath, sakkunnig inom AI på Akavia.

AI-mognad avgör valet av arbetsgivare

Förväntningarna på arbetsgivare är tydliga. Två av tre medlemmar anser att det är mycket eller ganska viktigt att arbetsgivaren har en hög AI-mognad, och en av fem uppger att de skulle byta arbetsgivare om AI-mognaden var för låg.

Det gör AI-strategi och AI-policy till en konkurrensfaktor på arbetsmarknaden.

– Hög AI-mognad är med andra ord en fördel för arbetsgivare som vill rekrytera och behålla attraktiv kompetens. Min gissning är att även verksamheter som i dag avstår från att använda AI kommer att göra det på sikt, när de hittar säkra former för datahantering och ansvarsfull AI-användning, säger Hanna Birath.

Samtidigt fortsätter AI-användningen att öka, särskilt bland yngre medarbetare. Många använder AI dagligen, medan andra använder tekniken mer sporadiskt beroende på arbetsuppgifter och digital vana.

Att använda privat e-post som är kopplad till ett AI-verktyg är inte förbjudet i sig, men det kan innebära risker. Kristin Werkander, förbundsjurist

Chefer har ett särskilt ansvar för AI-användningen

Trots det stora intresset bland medarbetare har få arbetsgivare fullt ut implementerat AI-stöd eller tagit fram tydliga riktlinjer för hur AI ska användas i arbetet. Det gör att utvecklingen ofta drivs av individer snarare än av organisationen.

– En tydlig AI-policy för hur medarbetarna får, kan och förväntas arbeta med AI är en fördel som skapar en tydlig ram. Det gör att medarbetare känner sig tryggare med att våga testa nya verktyg och arbetssätt och att verksamheten kan skydda känslig data och säkerställa ansvarsfull AI-användning, säger Hanna Birath.

Hon betonar att chefer spelar en nyckelroll.

– Chefer har ett särskilt ansvar och uppdrag att visa på möjligheterna med nya verktyg men också se till att utvecklingen inte ”fastnar” i ledningsgruppen utan blir tillgänglig för hela organisationen.

Du kan också läsa om vilka AI-trender som förväntas under året.

Privata AI-verktyg och risken för skugg-AI

När arbetsgivare inte erbjuder egna AI-lösningar väljer många medarbetare att använda privata AI-verktyg – ibland på egen bekostnad. Det visar på en stark vilja att effektivisera arbetet, men kan också skapa en klyfta mellan individens behov och organisationens AI-strategi.

Ett vanligt exempel är att privata e-postadresser kopplas till AI-tjänster som används i jobbet.

– Att använda privat e-post som är kopplad till ett AI-verktyg är inte förbjudet i sig, men det kan innebära risker, säger Kristin Werkander, förbundsjurist på Akavia.

GDPR-risker och juridiskt ansvar vid AI-användning

När AI-verktyg används utan tydliga riktlinjer kan arbetsgivaren förlora kontrollen över personuppgifter och känslig information. Det kan i sin tur leda till GDPR-brott och juridiska konsekvenser.

Kristin Werkander vill uppmärksamma riskerna med så kallad skugg-AI, det vill säga AI-lösningar som används utan arbetsgivarens godkännande.

– Som anställd har man både rättigheter och skyldigheter som regleras av arbetsrättslig lagstiftning, anställningsavtal och arbetsgivarens interna riktlinjer och policyer. Att använda privat e-post som är kopplad till ett AI-verktyg är inte förbjudet i sig, men det kan innebära risker för att känslig information hanteras på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen (GDPR), säger hon.

Arbetsgivaren ansvarar för skador som uppstår

Även om initiativet kommer från medarbetaren är det arbetsgivaren som bär det yttersta ansvaret.

– Arbetsgivaren har ett principalansvar, vilket innebär att arbetsgivaren ansvarar för skador som uppstår genom handlingar som anställda utför i tjänsten. Detta gäller även när arbetsuppgifter involverar användning av AI-system, avslutar Kristin Werkander.

Saknas AI-policy på din arbetsplats? Be om den. Tydliga riktlinjer skyddar både medarbetare och organisation.

Vanliga frågor om AI-verktyg på jobbet

Är det tillåtet att använda privata AI-verktyg i jobbet?

Ja, att använda privata AI-verktyg i arbetet är inte förbjudet i sig. Däremot kan det innebära risker om verktygen används utan arbetsgivarens godkännande eller tydliga riktlinjer, särskilt när personuppgifter eller känslig information hanteras.

Vad är skugg-AI?

Skugg-AI är AI-verktyg eller AI-tjänster som används på arbetsplatsen utan att arbetsgivaren har godkänt dem eller infört tydliga riktlinjer. Det kan leda till bristande kontroll över data, informationssäkerhet och efterlevnad av GDPR.

Vilka GDPR-risker finns med privata AI-verktyg?

När privata AI-verktyg används i jobbet kan personuppgifter eller känslig information delas på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen (GDPR). Arbetsgivaren kan då förlora kontrollen över hur uppgifterna lagras, behandlas och sprids.

Vem ansvarar om något går fel vid användning av AI i jobbet?

Arbetsgivaren har ett så kallat principalansvar. Det innebär att arbetsgivaren ansvarar för skador som uppstår genom handlingar som anställda utför i tjänsten, även när arbetsuppgifter involverar användning av AI-system.

Varför är en AI-policy viktig på arbetsplatsen?

En tydlig AI-policy skapar trygghet för både medarbetare och arbetsgivare. Den gör det tydligt hur AI-verktyg får användas, skyddar känslig data och minskar risken för GDPR-brott och oansvarig AI-användning.

Vad bör jag göra om min arbetsgivare saknar AI-riktlinjer?

Om det saknas en AI-policy bör du be din arbetsgivare ta fram tydliga riktlinjer för AI-användning. Det är ett viktigt steg för att säkerställa ansvarsfull AI, informationssäkerhet och ett hållbart arbetsliv.