1. Före mötet:
Innan du kallar till en workshop eller möte: fråga dig om det finns ett annat sätt att lösa problemet du har. Mötet är bland det dyraste verktyget du har i en verksamhet, så därför måste du vara försiktig med vad du gör när du samlar människor i ett rum.
Bestäm ett tydligt syfte och ett mål med mötet. Målet får gärna vara mätbart. Är det en workshop, berätta i förväg att deltagarna förväntas vara aktiva, annars kan någon gå fullständigt i baklås. Deltagaren har kanske tänkt sig att sitta längst bak och ta anteckningar och det slår helt fel när du plötsligt börjar ställa frågor.
Därefter kan du fundera på vilka som har nytta av att vara med. Kalla inte människor i onödan, det kostar arbetstid och skapar stress.
Nästa steg är att fundera på är mötesformen. Vissa möten lämpar sig väl för att ha digitalt, andra fysiskt, andra i hybridform, alltså en blandning mellan de båda.
Var tydlig med vad det är för sorts workshop eller möte redan på kallelsen.
I dag finns det många digitala whiteboardlösningar, vilka gör att man kan hålla riktigt bra workshops även digitalt. Är syftet teambuilding där ni ska lära känna varandra – då måste alla delta fysiskt. Kan någon inte delta annat på länk får den vara frånvarande.
Var också tydlig med vilka förberedelser som krävs. Är det ett beslutsmöte där deltagarna förväntas ha läst utskickad information, måste alla veta om det. Vissa mötesledare börjar ändå, för säkerhets skull, mötet med att högt läsa upp informationen som har skickats ut, men då förbrukar man en massa mötestid när deltagarna borde kunna förväntas ha gjort sin läxa. Detta sänder också signalen att man inte behöver förbereda sig.
Skriv gärna också redan vid kallelsen hur resultatet kommer att tas vidare, till exempel av berörd chef, så du gör mötet meningsfullt.
2. Under mötet:
Är första frågan på mötet ”Vad handlar det här om?” betyder det att något har gått fel. Varför ni samlas ska framgå redan vid inbjudan.
Få bort så mycket som möjligt av envägskommunikation. Det finns många sätt och metoder att bygga en workshop: metoder för samtal, involvering, bearbetning, utvärdering … allt beroende på vad du vill göra i din workshop.
För att hålla deltagarna aktiva är det framför allt en bra idé att inte låta alla möten bli likadana av slentrian.
Tänk utanför boxen. Med modern teknik kan ny input enkelt läggas till. En kollega från en annan avdelning, en kund eller en Harvardprofessor kan kopplas upp via länk under 20 minuter och ge gruppen nya tankar och insikter.
Mötet måste dokumenteras, men lägg inte tiden på att skriva ner allt som sägs. Lägg i stället energin och tiden på att dokumentera det som är viktigt att ta med sig därifrån.
Ta en stund i slutet av mötet och reflektera över vad ni har kommit fram till och vem som ska göra vad. Det blir en kvittens där deltagarna får information om hur resultatet kommer att tas vidare.
3. Efter mötet:
Nu är det viktigt att någon tar ansvar att resultatet förs vidare.
Du kan avsluta mötet med en liten ceremoni där du överlämnar mötesresultatet till en utsedd person som ansvarar för att ta det vidare. Det ska inte landa på en sekreterare eller assistent som plockar ihop era anteckningar utan att veta vad det ska vara till.
Kom ihåg att de som ansvarar för work-shopen eller mötet måste ha tid efteråt för att göra verklighet av resultatet, för det krävs arbetstid. Det innebär att nästa möte inte kan komma dikt an, och sedan nästa. Mötena måste vara en del av arbetslivet, men de kan inte vara hela arbetslivet.
Efter mötet ska också syftet och det mätbara målet mätas. Var målet att företaget skulle bli bättre på att ge service, då ska listan över åtgärder sättas upp på väggen i personalrummet och någon ska ha det tydliga ansvaret för att bocka av punkterna efter hand.
