Arbetsgivarens system för e-post får användas också för privat bruk om det sker i enlighet med arbetsgivarens riktlinjer eller regler. Inget hindrar arbetsgivaren från att förbjuda privat användning. Om arbetstagaren skickar eller tar emot privata mejl är en allmän utgångspunkt att arbetsgivaren inte godtyckligt får ta del av dessa. Det skulle vara ett brott mot den personliga integriteten och strida mot god sed på arbetsmarknaden. I undantagsfall, till exempel vid misstanke om brott, illojalt beteende eller användning av e-posten i strid mot tydliga regler och riktlinjer kan dock arbetsgivaren ha berättigad anledning att ta del också av privat e-post.
I offentlig verksamhet har allmänheten rätt att ta del av sådana allmänna handlingar som avses i 2 kap 4 § Tryckfrihetsförordningen. Ett mejl som inkommer till en myndighetssanställds e-postlåda blir i regel en allmän handling om det avser ett ärende eller en fråga som myndigheten ska handlägga. Om ett mejl skickas till en myndighetsanställd som privatperson, är inte det mejlet att anse som allmän handling (2 kap 8 § TF).
Mejl till och från förtroendevald är inte allmän handling
Vanligtvis använder lokalt fackligt förtroendevalda arbetsplatsens system för e-post för att kommunicera inom den fackliga verksamheten, med arbetsgivaren och med medlemmar. Detta är tillåtet och i linje med rätten för förtroendevalda att använda arbetsgivarens kontorsresurser (6 § Förtroendemannaavtalet och 37 § sjätte punkten MBA-S).
På samma sätt som gäller för privata meddelanden kan inte heller lokalfackliga meddelanden som skickas mellan förtroendevalda eller mellan förtroendevalda och medlemmar anses avse ett ärende eller en fråga som myndigheten ska handlägga. Den förtroendevalde anställde mottar meddelandet ”som innehavare av en annan ställning än den han har hos myndigheten” (2 kap 8 § TF).
Skulle däremot de lokalfackliga kommunicera med arbetsgivaren i till exempel förhandlings- eller tvistefrågor kan mejlet bli en allmän handling men uppgifterna i det kan vara sekretessbelagda om det till exempel avser enskilda medlemmars angelägenheter.