Men hur enkelt är det egentligen att tacka nej till möten om det kanske finns förväntningar på att man bör delta? David Stiernholm säger att detta inte är det enklaste alla gånger, men risken med att slentrian- och vanemässigt tacka ja är att man försakar de timmar som man kan behöva lägga på sina viktigaste uppgifter, utöver mötena.
– Så klart förekommer det ofta situationer när man gör rätt i att tacka ja till mötet och flytta undan sin egentid. En bra kontrollfråga för att se om detta är en sådan situation är: ”vad förväntar du dig att jag ska bidra med i mötet?”. I en del fall finns det inte någon direkt förväntan mer än att ”det kan va’ bra”.
Skapa checklistor
David Stiernholm rekommenderar även att man optimerar sitt arbete med automatisering. Det kan röra sig om att skapa checklistor som steg för steg visar hur man utför uppgifter som dyker upp sällan, vilket kan spara tid. Han vill även slå ett slag för produktivitetsappar, däribland TextExpander, som kan effektivisera kommunikationen genom att delvis automatisera exempelvis mejltexter som man skriver ofta. Han nämner även tjänsten Microsoft Power Automate, som bland annat gör det möjligt att lägga in automatiska pauser mellan kalenderbokningar.
– Ju mer man kan optimera och automatisera utförandet av enkla uppgifter, desto mer tid och energi kan man lägga på de viktiga och roliga sakerna på och utanför jobbet säger han.
Det är ganska små åtgärder som du nämner. Kan de verkligen få så stor effekt för individen?
– Om man justerar, förbättrar och förfinar saker som man gör varje dag och vecka får det stort genomslag i längden. Det är genom flera små åtgärder som man kan få kännbar effekt. Man ska inte börja för stort.
Finns det något riktmärke för när man lägger för mycket tid på att skapa struktur?
– Jag skulle säga att ett riktmärke är att det känns arbetsamt att upprätthålla strukturen, men det kan det å andra sidan göra i början om man är ovan. Jag har bara träffat någon enstaka som har strukturerat lite för mycket, till exempel att de har registrerat och dokumenterat lite här och lite där. Men då är frågan om det verkligen är att vara strukturerad? Problemet är vanligtvis inte för mycket utan för lite struktur.
Att hoppa mellan arbetsuppgifter är också något som äter upp tiden, trots att man ibland kan uppleva sig som mycket effektiv som gör många saker på en gång. Även ett kort avbrott i arbetet kan innebära en lång tid för att komma in i rytmen igen. Snabba byten mellan olika uppgifter kan sänka produktiviteten med så mycket som 40 procent.
Enligt vissa uppgifter riskerar den som ofta blir avbruten av exempelvis kollegor, telefon eller mejl att tillfälligt sänka sin IQ med tio punkter, vilket motsvaras av en sömnlös natt eller av att komma full till jobbet. Det finns också forskning som pekar på höjda kortisolnivåer (s.k stresshormon) vid upprepade fokusförflyttningar. Därför är det också bra att aktivt jobba mot distraktioner. Då behöver du vara medveten om dina egna tillkortakommanden, samtidigt kan du använda dem på ett smart sätt.
Tre tips som kan hjälpa ditt fokus:
- Arbeta med din otålighet. Istället för att vara slavar under vår otålighet och längtan efter snabb bekräftelse, som likes och kommentarer i sociala medier, kan vi använda otåligheten som ett verktyg. Ge dig själv kortare tid att utföra en uppgift, stäng av telefonen och ge järnet.
- Bemöt distraktionen. Hur du bemöter en distraktion kan delas upp i tre delar:
- Först noterar du vad som händer och vilka alternativ du har. Kan du ignorera distraktionen eller måste den bemötas direkt?
- Det andra är en kort reflektion över vilka konsekvenserna blir om du jobbar vidare eller om du tar tag i det som distraherar.
- Slutligen, välj och stå för ditt val. Du kan inte jobba vidare och samtidigt fundera över vem det var som ringde och vad den personen eventuellt ville.
- Inre distraktioner. Ibland är det inte yttre distraktioner som stjäl fokus från arbetet. Vi kan bli hungriga, trött eller överväldigas av en känsla av meningslöshet. Då kan du försöka stanna upp, identifiera känslan – är du trött, uttråkad, uppspelt? Acceptera känslan utan att döma, lägg den åt sidan och återgå till jobbet.
