Behandling av personuppgifter (icke medlem)

Hantering av medlemmars personuppgifter

Inom ramen för medlemskapet i Akavia behandlas en rad uppgifter för en mängd olika ändamål. Sådan behandling beskrivs separat från denna information

Behandling av personuppgifter (medlem)

Sammanställning av de lagliga grunder som är aktuella för Akavias verksamhet

För att få behandla personuppgifter krävs det att det finns laglig grund för behandlingen. Nedan finner du vilka lagliga grunder som vi använder oss av för dig som inte är medlem:

• Samtycke – Du har lämnat ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
• Avtal – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan dig och Akavia eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett sådant avtal ingås.
• Intresseavvägning – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för ändamål som rör Akavias eller tredje parts berättigade intressen, förutsatt att dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre.

Det finns personuppgifter som är extra känsliga och för att få behandla dessa krävs ytterligare lagstöd. Dessa är: 

• Samtycke – Du har uttryckligen lämnat ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål.
• Inom arbetsrätten m.m. – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att Akavia eller du själv ska kunna fullgöra skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätten eller inom områdena social trygghet och socialt skydd.
• Berättigad facklig verksamhet – Behandlingen av dina personuppgifter utförs internt inom ramen för Akavias berättigade verksamhet med lämpliga skyddsåtgärder.
• Rättsligt anspråk – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Samtycke

Att lämna sitt samtycke till en behandling av personuppgifter är alltid frivilligt. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke till behandlingar som sker för angivna ändamål. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten av vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan ditt samtycke återkallades. Om du inte samtycker till en behandling, eller återkallar ett samtycke som du tidigare har lämnat, kommer vi inte att behandla dina personuppgifter för det aktuella ändamålet.

Inte medlem i förbundet men ändå kommer i kontakt med oss i det löpande arbetet i egenskap av att du:

• Är medpart, motpart eller vittne i en process som rör Akavia och/eller Akavias medlemmar,
• Är arbetsgivarföreträdare,
• Deltar i någon av Akavias kampanjer eller opinionsbildande åtgärder,

• Deltar i kurs, utbildning eller event som anordnats av Akavia,
• Tecknat avtal med Akavia om t.ex. leverantörstjänster, eller
• Besöker Akavias lokaler och hemsida

Så här får vi del av dina personuppgifter

• Från dig själv
• Från en medlem i Akavia
• Från din arbetsgivare eller ombud
• Från bolag som vi anlitar för marknadsundersökningar 

Kategorier av personuppgifter

De personuppgifter som vi erhåller från andra än dig själv kan innefatta namn, personnummer, kontaktuppgifter, CV och arbetsgivare, befattningskoder eller motsvarande.
 

Ändamål och laglig grund för vår behandling av personuppgifter

Ändamål	Laglig grund
Genomföra rådgivning, förhandlingar, processer och rättegång – medparts, motparts- och vittnesuppgifter	Intresseavvägning, varvid Akavias berättigade intresse är att kunna företräda medlemmar i rättegångar m.m. samt för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser
Marknadsföra och opinionsbilda genom bilder och filmer där du medverkar	Avtal mellan dig och förbundet
Teckna kollektivavtal och hängavtal Hantera ansökan om hängavtal	Intresseavvägning, varvid Akavias berättigade intresse att ge våra medlemmar bra arbetsvillkor och förutsägbarhet.
Tillhandahålla kurser, utbildningar och events inom relevanta fackliga ämnen.	Intresseavvägning, varvid Akavias berättigade intresse är att kunna erbjuda relevanta ämnen som berör fler än bara våra medlemmar för att på så sätt ge varandra kunskap och stöd i arbetslivet.
Tillhandahålla informationsträffar och andra insatser på arbetsplatser.	Intresseavvägning, varvid Akavias berättigade intresse är att nå ut till arbetsplatser med facklig information och information om kollektivavtalets värde.
Säkerhet för förbundets anställda utifrån hot och våld.	Intresseavvägning, varvid Akavias berättigade intresse är att trygga vår personals arbetsmiljö.
Hantera ansökningar till anställning hos Akavia	Intresseavvägning, varvid Akavias berättigade intresse är att rekrytera personal.
Teckna leverantörsavtal	Intresseavvägning, varvid Akavias berättigade intresse är att kunna bedriva kostnadseffektiv verksamhet.
Bokföring och redovisning	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Vi lämnar inte ut känsliga personuppgifter om dig, exempelvis uppgift om allergi utan ditt uttryckliga samtycke. Ditt samtycke kan alltså behövas för att vi ska kunna skicka vidare dina matpreferenser till en konferensanläggning i samband med utbildning eller seminarium. 

Värvning av potentiella medlemmar

Enligt Akavias stadgar ska förbundet bl.a. ta till vara och främja medlemmarnas fackliga, ekonomiska, yrkesmässiga och samhälleliga intressen. För att kunna göra det behöver vi vara många medlemmar. Ju fler medlemmar desto starkare part blir vi på den svenska arbetsmarknaden. När vi rekryterar medlemmar behöver vi göra nedanstående behandlingar. 

Ändamål	Laglig grund
Behandla din medlemsansökan efter intresseanmälan.	Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett avtal (medlemskapet) ingås.
Kontakta dig i värvningssyfte efter att    du har deltagit i någon av Akavias kampanjer.	Behandlingen sker endast efter inhämtande av särskilt samtycke från dig.
Marknadsföra medlemskapet och värva nya medlemmar, att rikta marknadsföring efter intresseanmälan från dig via t.ex. en kampanjsida, att kontakta dig i värvningssyfte efter tips från t.ex. en kollega, vän eller förtroendevald hos Akavia.	Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att kunna marknadsföra medlemskapet och bli en starkare kraft på arbetsmarknaden genom att optimera marknadsföringskampanjer.
Hantera avbrutna medlemsansökningar genom att kontakta dig för att klargöra huruvida du hade för avsikt att bli medlem eller inte, att hantera inkomna frågor om kampanjer m.m.	Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att få dig att fullfölja medlemsansökan för att få fler medlemmar..
Bokföring och redovisning	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Kategorier av personuppgifter

Namn, personnummer och kontaktuppgifter, arbetsplatser, befattning, bilder

Så här får vi del av dina personuppgifter

• Från dig själv, t.ex. i samband med påbörjad medlemsansökan, i samband med seminarier, jobbansökan eller anmälan till informationsmejl. Vi får också del av dina personuppgifter i samband med förhandlingar där vi företräder våra medlemmar.

Kategorier av mottagare av personuppgifter

I vissa fall har vi gett externa företag eller organisationer i uppdrag att behandla personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi anlitar bara personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier för att GDPR följs och dina rättigheter skyddas. 

• Tryckerier – som trycker och distribuerar trycksaker så som broschyrer, rapporter, fakturor och informationsmaterial
• Lokala Akademikerföreningar
• Andra fackförbund inom Saco som agerar som kontaktförbund för lokala föreningar
• Av förbundet anlitade leverantörer av IT-stöd och IT-tjänster 

Akavia kan även lämna ut personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga. I det fall vi lämnar ut personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga har vi avtalat om lämpliga åtgärder för att säkerställa korrekt och laglig behandling av dina personuppgifter. 

• Skattemyndigheten
• Revisionsbyråer, tar del av personuppgifter genom revisionsunderlag
• Det försäkringsbolag förbundet har sin ansvarsförsäkring hos 
• Delgivningsföretag-svensk delgivningsservice 

Så här länge sparar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter lagras under den tid som Akavia är skyldig att spara uppgifterna enligt gällande lag och/eller kollektivavtal. Övriga personuppgifter, som är hänförliga till en viss behandling med visst ändamål kommer vi att gallra löpande i enlighet med vår gallringsrutin, så fort ändamålet med behandlingen har upphört.

Vi har exempelvis en skyldighet enligt bokföringslagen att spara allt räkenskapsmaterial i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 

Vi kan även ha en skyldighet enligt kollektivavtalen att föra register över förhandlingar till dess att kollektivavtalet har upphört. Om vi förhandlat fram särskilda villkor som du berörs av kan vi komma att spara vissa personuppgifter för att fullgöra den skyldigheten. 

Förekommer dina personuppgifter i ett ärende där vi biträtt vår medlem genom förhandling eller rättshjälp sparar vi dessa personuppgifter i tio år efter avslutad aktivitet i enlighet med preskriptionslagen. 

Har du sökt anställning hos oss kommer vi att spara dina personuppgifter i sex månader efter att rekryteringen är klar.

Har du deltagit i kurser, seminarier eller informationsträffar kommer uppgifterna att sparas efter avslutad aktivitet. 

När hot mot Akavias personal kommer personuppgifterna att sparas i tre månader efter det att hotet upphört. 

Tillgång 

Du har rätt att få bekräftelse på att vi behandlar personuppgifter om dig och du kan begära en kopia av den information vi har om dig genom att kontakta info@akavia.se

Dataportabilitet – få ur och flytta dina uppgifter

Du har rätt att få ut de personuppgifter om dig som du har lämnat till oss och få dem överförda till annan personuppgiftsansvarig.

Rätta felaktiga uppgifter 

Du har rätt att be oss korrigera felaktig information om dig eller komplettera information som är bristfällig.

Ta bort vissa uppgifter 

Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter om informationen inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Det kan dock finnas lagkrav som gör att vi inte kan radera dina uppgifter. Det kan till exempel styras av bokförings- och skattelagstiftning eller konsumenträttslagstiftning.

Invända mot behandling i vissa fall 

Du har rätt att invända mot behandlingar som stöder sig mot intresseavvägning. Om Akavia inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste Akavia upphöra med behandlingen. 

Kontakta i första hand Akavia vilka är personuppgiftsansvarig om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter. 

Kontaktuppgifter till Akavia är:

Akavia
Box 5167
102 44 Stockholm
info@akavia.se

Dataskyddsombud

Akavia har utsett dataskyddsombud som ska övervaka hur förbundet efterlever GDPR. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet är:

Akavia har utsett ett dataskyddsombud vars uppgift är att övervaka hur förbundet efterlever dataskyddsförordningen. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet är:

E-post: dataskyddsombud@akavia.se
Telefon: 072 326 12 32
Postadress: Akavia, Att: Dataskyddsombudet, Box 5167, 102 44 Stockholm

Lämna klagomål hos tillsynsmyndighet

Datainspektionen är tillsynsmyndighet över GDPR. Datainspektionen rekommenderar att du försöker lösa frågan med den personuppgiftsansvarige innan du kontaktar dem. Vi hoppas också att du hör av dig till oss först, så vi får en chans att försöka rätta till eventuella problem. Om du sedan ändå är missnöjd med hur vi har hanterat dina personuppgifter kan du klaga hos tillsynsmyndigheten, Datainspektionen.