)

Akavias resepolicy för förtroendevalda

Resor och konferenser ska ske restriktivt efter behovsprövning av förbundet med en helhetssyn vad gäller kostnad och arbetstid. Videokonferens eller telefonmöte ska alltid övervägas före bokning av tjänsteresa. Den totala resekostnaden ska begränsas och hänsyn ska tas till miljö. Leverantörer ska ta socialt ansvar innefattande miljömärkning och kollektivavtal. 

Förtroendevaldas resor

Ansvarig förhandlare beslutar om ersättning för förtroendevaldas resor i enlighet med denna policy. Vid resor är utgångspunkten är att resenären väljer billigaste färdmedel och prisvärt boende samt så långt det är möjligt använder företag som har kollektivavtal och tar socialt ansvar innefattande miljöhänsyn. 

  • Av miljöhänsyn bör tågresor väljas framför flygresor om restiden understiger tre timmar.
  • Lokaltrafik ska användas istället för taxi så långt det är lämpligt. När taxi används bör det vara miljötaxi. 
  • Om övernattning krävs används i första hand av Akavia upphandlade hotell.

Förtroendevaldas konferenser

Endagarskonferenser utan övernattning ska vara utgångspunkten vid konferenser.

Ansvarig förhandlare beslutar om ersättning för förtroendevaldas konferenser. Före beslut om konferens med övernattning ska en noggrann analys göras av behovet av övernattning för att säkerställa att den kostnad som internatmöte innebär ger ett motsvarande mervärde och är befogat av verksamhetsskäl. Även arbetstidsaspekten ska beaktas. 

I enlighet med Skatteverkets regelverk ska minst sex timmar per dag i genomsnitt ägnas åt konferens, kurs, seminarium eller studiebesök.

Vid redovisning av tjänsteresekostnader ska syftet med tjänsteresan antecknas på reseräkningen, fakturan eller tillsammans med eventuella utläggskvitton. 

Vid förrättningar där traktamente utgår eller vid utlägg för kostnader som Akavia ska bekosta, ska resenären lämna reseräkning snarast möjligt och senast tre månader efter förrättningen för att få ersättning. 

Krav på affärsresebyrån 

Affärsresebyråns serviceutbud och rutiner ska vara utformade så att resenären/beställaren ges ett aktivt stöd vid biljettköp och logibokning för val av såväl prisvärda som hållbara alternativ. Affärsresebyrån ska vid beställningen med Akavias policy som riktlinje exemplifiera billigare alternativ än fullpris, aktivt arbeta för att resenären/beställaren väljer lokaltrafik framför taxi och verka för val av det billigaste färdsättet med en helhetssyn på kostnad och arbetstid. 

Uppföljning En kontinuerlig uppföljning av policyns efterlevnad görs av ansvarig förhandlare.

Bokning av tjänsteresor

Tjänsteresor bokas via Akavias affärsresebyrå, HRG på telefon  0770-456 809. 

För att kunna boka ska du ha fått kostnadsställe och kostnadsbärare av ansvarig förhandlare innan du kontaktar resebyrån.

Redovisning och ersättning

Vid redovisning av tjänsteresekostnader ska syftet med tjänsteresan antecknas på reseräkningen, fakturan eller tillsammans med eventuella utläggskvitto